Deutsch

Zweck

Das Plenum ist eine regelmäßige, in der Regel monatlich stattfindende Versammlung der Mitglieder der Starship Factory. Die Zuständigkeiten der Vollversammlung sind im Artikel 22 der Satzung der Starship Factory geregelt.

Zuständigkeiten

Das Plenum wird vom Vorstand organisiert. Die Organisation kann auf freiwilliger Basis an jedes Mitglied der Starship Factory delegiert werden (allgemein oder gelegentlich). Die Organisation des Plenums umfasst die Planung, Ankündigung, Vorbereitung und Dokumentation.

Datum und Uhrzeit

Das Datum und die Uhrzeit des nächsten Plenums werden auf der vorangegangenen Sitzung vereinbart und im Sitzungsprotokoll dokumentiert. Der entsprechende Tagesordnungspunkt ist in der Vorlage für die Tagesordnung enthalten.

Die bevorstehende Plenarsitzung wird so schnell wie möglich über die gängigen Kommunikationskanäle (z.B. Signal-Chat, Discourse-Forum, etc.) angekündigt.

Tagesordnung

Die (offene) Tagesordnung für das bevorstehende Plenum wird auf Basis der Vorlage für die Tagesordnung erstellt und in der Cloud der Starship Factory gespeichert.

Konkret wird ein neuer Unterordner Mitglieder > Plenum > <Jahr> > <JJJJ-MM-TT> erstellt. Die Agenda-Vorlage unter Mitglieder > Plenum > Vorlagen > Traktanden.md wird in den Unterordner kopiert und ihr Name in <JJJJ-MM-TD> Plenum - Traktanden.md geändert. Die Kopfdaten des neuen Tagesordnungsdokuments werden nach Bedarf aktualisiert.

Der Link zum Tagesordnungsdokument wird über die etablierten Kommunikationskanäle weitergegeben, und die Mitglieder werden um Beiträge gebeten. Beiträge können direkt in das gemeinsame Dokument eingefügt werden

Beiträge zur Tagesordnung können in Deutsch (bevorzugt) oder Englisch verfasst werden. Das Dokument kann in verschiedenen Sprachen verfasst werden. Eine Übersetzung ist nicht erforderlich.

Die Tagesordnung mit den eingereichten Vorschlägen wird gemäß der Satzung drei (3) Tage vor der Plenarsitzung gesperrt. Informative Punkte können noch nach der Sperrung der Tagesordnung hinzugefügt werden. Unterstützende Dokumente sind in den für die Sitzung eingerichteten Unterordner hochzuladen. Wenn unterstützende Dokumente ein wesentlicher Bestandteil eines Vorschlags sind, müssen sie spätestens (3) Tage vor der Plenarsitzung hochgeladen werden.

Wenn die Tagesordnung keine (zeitkritischen) Vorschläge enthält, kann der Organisator beschließen, die Sitzung ausfallen zu lassen. In diesem Fall sollten informative Tagesordnungspunkte/Beiträge gegebenenfalls über die etablierten Kommunikationskanäle verbreitet werden.

Durchführung

Die Plenarsitzung wird von einem Sitzungsleiter moderiert, der zu Beginn der Sitzung von den teilnehmenden Mitgliedern gewählt wird. Die Sitzung muss in Form eines Sitzungsprotokolls durch einen Protokollführer dokumentiert werden, der ebenfalls zu Beginn des Plenums bestimmt wird. Beschlüsse aus einem Plenum, die nicht dokumentiert wurden, sind ungültig.

Protokollierung

Das Protokoll kann in deutscher oder englischer Sprache verfasst werden, je nach Vorliebe des Protokollführers. Das Dokument kann in verschiedenen Sprachen verfasst werden. Eine Übersetzung ist nicht erforderlich.

Protokolle werden erstellt, indem die Tagesordnung in denselben Unterordner kopiert und die Kopie in <JJJJ-MM-TT> Plenum - Protokoll.md umbenannt wird. Das Protokoll wird vom Protokollführer während der Sitzung erstellt und idealerweise sofort nach der Sitzung vom Sitzungsleiter überprüft und freigegeben. Freigegebene Protokolle werden durch Konvertierung in das PDF-Format gesperrt und über die gemeinsamen Kommunikationskanäle verteilt.

English

Purpose

The plenary meeting is a regular, typically monthly, assembly of the members of Starship Factory. The competencies of the plenary meeting are regulated by article 22 of the Starship Factory statutes.

Responsibilities

The plenary meeting is organised by the board. Organisation can be delegated (in general or on occasional basis) to any member of Starship Factory on a voluntary basis. Organisation of the plenary meeting includes the planning, announcement, preparation and documentation.

Date and time

The date and time of the next plenary meeting is agreed at the previous meeting and documented in the minutes of meeting. The respective agenda item is included in the agenda template.

The upcoming plenary meeting is announced as soon as possible via the common communication channels currently in use (e.g. Signal chat, Discourse forum, etc.)

Agenda

The (open) agenda for the upcoming meeting is created based on the agenda template and stored in the Starship Factory Cloud.

Specifically, a new sub-folder Mitglieder > Plenum > <Year> > <YYYY-MM-DD> is created. The agenda template under Mitglieder > Plenum > Vorlagen > Traktanden.md is copied to the sub-folder and its name changed to <YYYY-MM-DD> Plenum - Traktanden.md. Header information in the new agenda document is updated as required.

The link to the agenda document is shared via the common communication channels and members are invited for contribution. Contributions may be directly added to the shared document. Additionally, announcement/discussion of submitted proposals via the common communication channels is encouraged.

Contributions to the agenda may be in German (preferred) or English. The document may be written in mixed language. No translation is required.

The agenda with submitted proposals is locked three (3) days prior to the plenary meeting as regulated by the statutes. Informative items can still may be added after the agenda has been locked. Supportive materials shall be uploaded to the sub-folder created for the meeting. If supportive materials are an essential element of a proposal they need to be uploaded (3) days prior to the Plenum at latest.

If the agenda does not contain any (time critical) proposals, the organiser may decide to skip the meeting. In this case, informative agenda items/contributions should be distributed via the common communication channels as appropriate.

Facilitation

The plenary meeting is facilitated by a meeting chair who is elected at the beginning of the meeting by participating members. The meeting must be documented in the form of minutes of meeting by a minute taker who is equally determined at the beginning of the Plenum. Decisions from a Plenum, which were not been documented, are void.

Minutes

The minutes may be prepared in German or English language, depending on the preference of the minute taker. The document may be written in mixed language. No translation is required.

Minutes are prepared by copying the agenda into the same sub-folder and renaming the copy to <YYYY-MM-DD> Plenum - Protokoll.md. Minutes are prepared by the minute taker during the meeting and ideally immediately verified and released by the meeting chair after the meeting. Released minutes are locked by conversion to PDF format and distributed via the common communication channels.